Zakelijk evenement organiseren: eerste oriëntatie
Een feestje bouwen, dat kan iedereen, toch? We kennen allemaal wel collega’s en/of vrijwilligers die met veel plezier de jaarlijkse zomer-BBQ, of gezellige borrel met wat hapjes en drankjes in de bedrijfskantine organiseren. Die overigens ook zeker dikke credits horen te verdienen voor hun inspanningen. Laat daar geen twijfel over bestaan.
Echter, in deze context zoomen we in op het organiseren van zakelijke evenementen die in perceptie groter en complexer van aard zijn, waarbij meer op het spel staat. Denk aan de reputatie van het bedrijf, de tevredenheid (en veiligheid) van medewerkers en eventueel uitgenodigde klanten. Het gaat hier om zakelijke evenementen met inhoud en ambitieuze doelstellingen. Kortom, we spreken over events waarbij de belangen en verantwoordelijkheden groot zijn.
Sta je voor de taak om een overwegend groter en/of belangrijk zakelijk evenement te organiseren? Overweeg dan serieus, om samen te werken met een professioneel evenementenbureau. Een groot of belangrijk zakelijk event ‘even tussen de bedrijven door’ organiseren klinkt goed, maar lukt zelden.
Je zoektocht kan simpel beginnen met Google, via diverse eventbrancheplatformen of met behulp van A.I. vandaag de dag. Selecteer eventbureau’s met (liefst) flink wat ervaring, die de nodige creativiteit in huis lijken te hebben, en een bewezen staat van dienst (actuele trackrecord) hebben. Hoe beoordeel je dit dan? Door bijvoorbeeld een overzicht te bekijken van reeds georganiseerde zakelijke evenementen in de vorm van gedetailleerde eventcases als referenties.
Of (in ons geval) een eventbook (digitaal magazine) waarin we vele diverse eventcases ter inspiratie en als referenties hebben gebundeld. Ook laten we graag onze opdrachtgevers aan het woord over het samen succesvol organiseren van originele en waardevolle zakelijke evenementen.
TIP: deel het eventbook intern met collega’s. Handig voor in de oriëntatiefase!
Houd bij je overwegingen en eerste (voor)selectie van evenementenbureaus in ieder geval rekening met knowhow, creativiteit, timing/planning, budgetten, ambities en risico’s. Maak een voorselectie van evenementenbureaus die het meest aanspreken (profiel en portfolio) en beste lijken te passen bij het te organiseren zakelijk event. Deze eventbureau’s nodig je uit voor een pitch.
Eventuele tussenstap: van longlist naar shortlist evenementenbureau’s? Bouw dan een pre-pitch fase in: vraag de bureaus van je longlist om schriftelijk een en ander aan informatie aan te leveren, zodat je een eerste selectie kan maken voor de uiteindelijke pitch. Oke. Next. De pitch. Zo doe je dat (niet)…
Bureauselectie en uitzetten pitch: stappenplan, tips & adviezen
“Pitches are bitches,” “To pitch or not to pitch? That’s the question!” Dit zijn typische uitspraken die je vaak tegenkomt in blogs of artikelen, en niet zonder reden. Naast dat het lekker bekt, zit er een kern van waarheid in.
In de eventbranche horen bureaupitches er nu eenmaal bij. Er is echter een wereld van verschil tussen een pitch die goed verloopt en een die slecht verloopt. Een pitch op de juiste manier uitzetten kan veel opleveren voor alle betrokken partijen en resulteren in een mooie, langdurige samenwerking. Een slechte pitch daarentegen wordt al snel een hoofdpijn project met uiteindelijk niet gewenste eindresultaten.
Het belang van een goede pitch en briefing
Een goede start maken met de organisatie van jouw zakelijk event? Dat begint al met het uitzetten van een goede pitch. En een goede pitch begint altijd met het opstellen van een complete en heldere briefing.
Garbage in is garbage out. Dit betekent dat slechte input leidt tot slechte output. Hoe beter de briefing, hoe beter de pitch, en hoe beter de uiteindelijke match en resultaten.
Hoe stel je dan een goede briefing op? Heel handig is onze online briefingmodule. Met deze module doorloop je stap voor stap alle (belangrijkste) onderdelen die samen een complete briefing vormen. Zo weet je zeker dat je in ieder geval de belangrijkste zaken hebt verwerkt en niets over het hoofd ziet.
Oke. Je hebt nu je selectie van eventbureau’s gemaakt. Je hebt je briefing klaar. Check. Nu ga je over tot het uitnodigen van (in principe) niet meer dan drie evenementenbureau’s. Dit is een soort van ongeschreven regel in de (evenementen)branche.
Drie bureau’s is ruim voldoende om relevante keuzes te kunnen maken en daarnaast voorkom je dat er onnodig (veel) kosten (denk ook in tijd) worden gemaakt. Voor jezelf en de deelnemende bureaus. Meer bureaus uitnodigen, is per definitie zeker niet beter.
Extra tips uitnodiging pitch:
Geef aan of dat het huidige eventbureau ook deel neemt aan de pitch. En waarom wel of juist niet? Dit is een belangrijk gegeven voor de overige deelnemende bureaus.
Beschrijf daarnaast in de uitnodiging ook het verloop van de procedure. Geef aan welke collega’s betrokken zijn bij de beoordeling en wat de beoordelingscriteria zijn. Veranderd er iets aan de inzichten tijdens het proces? Deel dit dan direct met alle partijen.
Juiste klik en match: jouw eventpartner for live
De pitch is een effectieve manier om live (persoonlijke kennismaking) te ervaren of vooraf geselecteerde bureau’s goed passen bij de organisatie en het te organiseren event. Het ervaren van de juiste klik en match doe je, wat ons betreft, echt live. Alleen live ervaar je een bepaalde ‘feeling’, of juist niet. Zorg daarom ook dat altijd de belangrijkste mensen aanwezig zijn tijdens de pitch.
En let op deze valkuil: ‘koop geen ideeën!’ Laat je niet verleiden om alleen ideeën te beoordelen, maar kies voor een geschikt team. Het gaat om de juiste klik en match met mensen, want je gaat een langdurige en intensieve samenwerking aan.
De mooiste resultaten, waardevolle zakelijke evenementen met een wow-factor, worden behaald wanneer je als team een echte klik en match ervaart. Alleen zo kun je een mooie en effectieve (langdurige) samenwerking aangaan. Je hebt dan een samenwerking waarin je elkaar versterkt en samen het te organiseren zakelijke event, of meerdere zakelijke events naar een hoger plan tilt.
Aandachtspunt. (Niet) doen:
Pitchen vraagt veel tijd, energie en geld van alle betrokkenen. Bureaus steken, op voorhand, al veel werk in het opstellen van eerste scenario’s, inspiratie praatplannen (eventconcepten). Daarom bestaat er een soort van ‘gentleman’s agreement’, dat zegt dat de intellectuele rechten op de creatieve concepten die een evenementenbureau voorstelt bij het bureau blijven.
Niet doen: wellicht overbodig om te benoemen, maar het is dus ‘not done’ om met een idee van het ene bureau te gaan lopen of een ander bureau het uiteindelijk te laten uitvoeren. De ervaring leert (helaas) dat toch soms, vooral ideeën worden gepitcht en het huidige bureau de originele ideeën van de andere deelnemers mag uitvoeren. “Behandel anderen, zoals je zelf door hen behandeld wilt worden”, is hier de gouden regel. Geef alle deelnemende bureaus gelijke kansen.
Uitslag, feedback en toelichting
Breng alle deelnemende eventbureaus meteen op de hoogte wanneer een beslissing is genomen. Gun deelnemende bureaus ook écht goede feedback en onderbouwing. Er is veel tijd en energie geïnvesteerd, en zeker voor de verliezende bureaus is goede feedback een heel waardevol leermoment.
De pitch als (kort) stappenplan
- Schrijf de briefing
- Selecteer en maak een shortlist (maximaal drie) evenementenbureaus
- Mail de briefing en de uitnodiging voor deelname aan de pitch en vraag of het bureau mee wil doen
- Geef een periode (max twee weken) voor aanvullende vragen/extra contactmomenten (debriefing)
- Tijd voor de pitch. Live! Circa vier weken na het eerste contactmoment
- Beoordeling, meestal binnen een week of maximaal twee weken
- Bekendmaking van de winnaar. Let op: bel ook de verliezers met een toelichting. Op dezelfde dag.
Conclusie
Nu weet je wanneer én hoe je de afweging maakt om wel of niet samen te werken met een evenementenbureau in jouw oriëntatiefase. Je weet waar je op moet letten bij het selecteren van potentiële evenementenbureaus, hoe je een pitch op de juiste wijze uitzet en welke aandachtspunten daarbij van belang zijn.
De stappen in dit (relatief) vroege stadium zijn sterk bepalend voor het verdere succes van jouw zakelijke event. De juiste keuzes en stappen in deze fase maken dat je uiteindelijk jouw event naar een hoger plan tilt en dus meer bereikt met jouw event. Keep that in mind.
En denk je: “Ja, maar dit klinkt logisch en dit zijn toch allemaal open deuren?” Weet dan dat dergelijke trajecten (helaas) nog vaker niet, dan wel, op de juiste en volledige wijze verlopen. Maar dit gaat jou nu in ieder geval niet meer gebeuren. Want jij weet nu beter.
Bonus Tip: ga voor de wow-factor
Een zakelijk evenement moet tegenwoordig een wow-factor hebben. Met een zesje of zeventje (het typische ‘oké-gevoel’) maak je geen indruk meer. Een event moet bij wijze van spreken minimaal een negen waard zijn om echt impact te maken en blijvende herinneringen te creëren.
Dit betekent dat je bijvoorbeeld beter eens in de twee jaar écht iets goeds kunt organiseren, dan elk jaar iets dat middelmatig is. Ga dus voor die wow-factor. Aldus Aaron Jansen – Bureau voor evenementen.
