Het organiseren van een bedrijfsfeest op eigen locatie is een vraag die zeker vanwege de WKR vanuit de Rijksoverheid het overwegen meer dan waard is. Bedrijfsfeesten op eigen terrein zijn vrijgesteld van belastingen en komen daardoor niet ten laste van de vrije ruimte. Dit kan flinke fiscale voordelen opleveren.
Het organiseren van een bedrijfsfeest op eigen locatie valt onder een nihilwaardering. De kosten voor een bedrijfsfeest op eigen locatie gaan dus niet af van de vrije ruimte binnen de WKR. Daar hoeft dus in geen geval 80% belasting over betaald te worden. Lees dit artikel voor meer inhoudelijke toelichting inclusief voorbeeld over de WKR omtrent bedrijfsfeesten.
Voorbeelden en inspiratie bedrijfsfeesten op eigen locatie
Naast financiële voordelen, geeft een bedrijfsfeest op eigen locatie organiseren sowieso een bijzondere extra belevenis. Een (meerdaags) open dag of open huis geeft genodigden bijvoorbeeld een origineel kijkje achter de schermen. Medewerkers, familie en relaties zien het bedrijf eens vanuit een heel andere hoek en krijgen op een originele wijze veel achtergrond informatie over de organisatie, producten en diensten, werkwijze, visie(s) en toekomstambitie.
Bedrijfsfeest eigen locatie: combinatie open dag, symposium en medewerkersevent
Door een ‘last-minute’ wijziging moest de organisatie besluiten om het geplande 2-daags symposium voor haar clientèle, klanten en relaties op de eigen locatie te organiseren in plaats van een externe locatie. Daarom werd gekozen om een open dag te organiseren, gecombineerd met een symposium en medewerkersevent.
De setting op het eigen terrein zorgde voor een enorme hoge opkomst. Het droeg bij aan een informele sfeer waardoor het verhaal en actuele thema’s op laagdrempelige wijze werd overgebracht. De ervaring leert dat op dergelijke wijze een verhaal en boodschap(en) overwegend beter beklijft.
Eerste schetsen / tekeningen indeling bedrijfsfeest eigen locatie:
Bedrijfsjubileum op eigen locatie
Maar niet alleen een (meerdaags) open dag of familiedag zijn mogelijkheden. Wat dacht je bijvoorbeeld van dit inspirerende voorbeeld van een bedrijfsjubileum op eigen locatie. Deze eventcase, inclusief de timelapse video en aftermovie geeft een heel goed beeld en sfeerimpressie van wat de impact en beleving is van een bedrijfsfeest op eigen locatie. Van eventconcept en technische tekening, naar opbouw (zie timelaps video) tot aan onvergetelijk bedrijfsjubileum op eigen terrein:
Van inspiratie praatplan (eventconcept) tot aan eindresultaat:
Technische tekeningen bedrijfsfeest eigen locatie:
Timelapse video vierdaagse opbouw bedrijfsfeest eigen locatie:
Eindresultaat bedrijfsfeest op eigen locatie:
Bedrijfsfeest op eigen locatie: combinatie meerdere type events
Een ander mooi inspirerend voorbeeld (TIP) is de volgende eventcase waar een combinatie wordt gemaakt van een bedrijfsjubileum, gecombineerd met een officiële opening en open dag. Erg effectief en waardevol. Deze combinatie resulteerde in het betrekken en bereiken van meerdere doelgroepen. Hier door zijn niet alleen pijlers als trots, waardering en saamhorigheid benadrukt, maar heeft de organisatie daarnaast bedrijfsbreed ook een flinke boost opgeleverd. Denk aan reputatie, branding en imago aspecten.
Een bedrijfsevenement inzetten op deze manier, laat zien dat vermakelijk en zakelijk een hele goede en effectieve combinatie kunnen zijn. Noem het “mixing business with pleasure”, noem het eventmarketing, of noem het creëren van belevenis met betekenis.
Waar het uiteindelijk om gaat is dat je enerzijds heel duidelijk je behoeften, wensen en ambities in kaart brengt; wat wil je bereiken met je event? Anderzijds inventariseer je uiteraard, vooral de (on)mogelijkheden, om uiteindelijk wel of juist niet je bedrijfsevenement op eigen locatie te organiseren.
Bedrijfsfeest met festival-tintje op eigen locatie
Vandaag de dag zijn bedrijfsfeesten met een festival-tintje erg populair. Vandaar hierbij ook een inspirerend voorbeeld van een: een spetterend en onvergetelijk personeelsfeest op eigen terrein met festival-tintje.
Eén ding is zeker, het is onze ervaring dat een event op eigen terrein, in de meeste gevallen wel garant staat voor een (extra) wow-effect. Men vindt het vaak bijzonder de eigen werkplek te zien transformeren naar een eventlocatie. Wij zelf als event organisatoren vinden het zelf overigens ook altijd een erg mooi gegeven om een fabriekshal, parkeerterrein of bedrijventerrein te transformeren naar een tijdelijke (pop-up) eventlocatie.
Bedrijfsfeest op eigen terrein: alleen maar Wow of ook No?
Er zijn veel aandachtspunten omtrent het organiseren van een bedrijfsfeest op eigen locatie. Om te beginnen dient rekening te worden gehouden met een gemiddelde aanlooptijd van zeker twee tot vier dagen. Tijdens deze fase is het vaak van belang een alternatief parkeerplan op te stellen
en rekening te houden met het laden en lossen van vrachtverkeer.
Een bedrijfsfeest op eigen terrein moet zo min mogelijk overlast opleveren voor de dagelijkse gang van zaken. Strakke logistieke planning, opbouw draaiboeken, en uiteraard de benodigde risico- inventarisaties en veiligheidsplannen, zowel voor de op- en afbouw, zijn hierbij kritische succesfactoren.
Bedrijfsfeesten op eigen terrein: vergunningen
Om een bedrijfsevenement op eigen terrein te organiseren dienen mogelijk één of meerdere vergunningen aangevraagd te worden. Verdiep je op tijd in de evenementenvergunning. De voorwaarden van de evenementenvergunning zijn per gemeente verschillend, dus controleer op tijd welke eisen gesteld worden. Een meldingsplicht is soms voldoende, maar in sommige gevallen moet er een officiële goedkeuring vanuit de gemeente plaatsvinden.
5 tips voor het organiseren van een event op het eigen terrein
- Denk aan stroom en water. Het klinkt simpel, maar juist deze aspecten worden vaak over het hoofd gezien. Een duidelijk en goed stroomplan, waarin zaken als licht en geluid, stroompunten voor catering, techniek, attracties e.d. worden bepaald. Let hierbij vooral op de wattages.
- Denk goed na over de indeling. Biedt uw terrein de mogelijkheid voor een tentaccommodatie of is het wenselijk een productiehal als accommodatie in te gaan zetten? Is een plenaire opening gewenst, of zijn meerdere zalen nodig voor het creëren van diverse sferen/ belevenissen? Stem het meubilair/inrichting hierop af. Zorg daarnaast voor een juiste routing en voldoende nooduitgangen.
- Houd rekening met drie tot vier dagen opbouw. Dag 1 en 2 staan in het teken van de hardware, zoals de tenten, zaalverdelingen in de hal, vloeren, etc. Let op: op deze dagen is al voldoende stroom nodig. Op dag 3 wordt het stroom- en waterplan tot uitvoer gebracht en een begin gemaakt met de inrichting. Dag 4 staat in het teken van de inrichting. Uiteraard altijd in overleg en afgestemd op de reguliere werkzaamheden van jullie bedrijf.
- Zorg voor een tijdelijk logistiek plan voor transport, laden en lossen.
Niet alleen voor leveranciers van het event, maar ook voor reguliere leveranciers zal de organisatie nog steeds bereikbaar moeten zijn. Hetzelfde geldt voor een parkeerplan, de parkeerplaats biedt namelijk in veel gevallen de benodigde ruimte voor het event op eigen terrein. Waar parkeren medewerkers hun auto voor/tijdens en na het event? - Vergeet ook zeker het veiligheidsaspect niet. Gelden er in de organisatie bepaalde veiligheidseisen, zoals een registratielijst, dragen van badges, specifieke routes of is er een geheimhoudingsplicht? Zorg er dan voor dat de volledige crew op de hoogte is, zodat ook zij zich aan deze regels kunnen houden.
Conclusie bedrijfsfeest organiseren op eigen locatie
Een event organiseren op eigen terrein is én blijft sowieso een bijzondere belevenis. Dat vinden wij als team ook nog steeds, zelfs na ruim 30 jaar. Heb je de mogelijkheid? Dan is het om meerdere redenen zeker het overwegen waard. Niet alleen vanwege financiële (fiscale) voordelen, maar juist om een extra dimensie in de belevenis van alle betrokken mensen. Bovendien zijn er mooie en unieke ideeën, constructies te bedenken om te vertalen naar een of meerdere eventconcepten, die de organisatie (jouw bedrijf) een extra boost kunnen geven.
Dus kortom: wow-effect of no-factor? Jazeker in de meeste gevallen geeft het organiseren van een bedrijfsevenement op het eigen terrein écht wel een (extra) wow-effect. In sommige gevallen kan het helaas een no-factor zijn. Maar dan zijn er gelukkig nog genoeg andere mogelijkheden om een mooi en waardevol bedrijfsfeest te organiseren. Wat dacht je bijvoorbeeld van een bedrijfsfeest op een mooie en unieke externe eventlocatie, zoals deze eventcase laat zien.
Benieuwd naar de (on)mogelijkheden van jullie eigen bedrijfsterrein en/of fabriekshal? Wendy van de Beurcht heeft met ruim 30 jaar ervaring tijdens een locatie bezoek direct in de gaten wat wel of niet mogelijk is voor een bedrijfsfeest op jullie eigen terrein. Een eerste inventarisatie en kennismaking is altijd handig in een mogelijke oriëntatiefase. Nodig ons gerust uit. We komen met veel belangstelling kijken.
Tijdens het bezoek doen we eerste metingen, bekijken we de facilitaire voorzieningen en maken we eerste voorstellingen over eventuele mogelijkheden. Jullie bedrijfskennis combineren we met onze jarenlange ervaring tijdens de vertaalslag en het creëren van een eerste inspiratie praatplan voor jullie bedrijfsevent. Stap voor stap geven we vorm aan het ultieme event voor jullie.
