Bedrijfsevenement organiseren op eigen locatie. Wow-effect of no-factor?

Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Bedrijfsevenement-eigen-locatie

Inhoud van dit artikel

Bedrijfsevenement eigen locatie & WKR-regeling

Het organiseren van een bedrijfsevenement op eigen locatie is een vraag die zeker sinds de invoering van de WKR het overwegen meer dan waard is. Meer over werkkostenregeling of download dit handige overzicht in PDF. Bedrijfsevenement organiseren op uw eigen terrein zijn namelijk vrijgesteld van belastingen en komen daardoor niet ten laste van de vrije ruimte. Dit kan flinke financiële voordelen opleveren.

Daarnaast is het organiseren van een zakelijk evenement op uw eigen locatie een bijzondere belevenis. Een open dag of open huis geeft genodigden een origineel kijkje achter de schermen. Medewerkers, familie en relaties zien het bedrijf eens vanuit een heel andere hoek en krijgen op een ludieke manier veel achtergrond informatie over de organisatie, producten en diensten, werkwijze, visie(s) en toekomstambitie.

Eén ding is zeker, een bedrijfsevenement organiseren op uw eigen terrein zorgt in de meeste gevallen voor een WOW-effect. Men vindt het vaak bijzonder de eigen werkplek te zien transformeren naar een evenementenlocatie.

Bedrijfsevenement organiseren op eigen locatie geeft vaak écht een WOW-effect.

Wendy v.d. Beurcht – Eventprofessional

Evenement op eigen locatie: WOW of ook NO?

Er zijn veel aandachtspunten om een bedrijfsevenement op uw eigen locatie te organiseren. Om te beginnen dient rekening te worden gehouden met een gemiddelde aanlooptijd van zeker twee tot vier dagen. Tijdens deze fase is het vaak van belang een alternatief
parkeerplan op te stellen en rekening te houden met het laden en lossen van vrachtverkeer.

Een evenement op eigen locatie moet zo min mogelijk overlast opleveren voor de dagelijkse gang van zaken. Strakke logistieke planning, opbouw draaiboeken, en uiteraard de benodigde risico- inventarisaties en veiligheidsplannen, zowel voor de op- en afbouw,
zijn kritische succesfactoren.

Bedrijfsevenement-eigen-locatie
Bedrijfsevenement-eigen-locatie.

Gaat u een evenement organiseren op uw eigen terrein dan dienen mogelijk één of meerdere vergunningen te worden aangevraagd. Er gelden namelijk tal van wettelijke voorwaarden waaraan voldaan moet worden. Dit betreft zowel de centrale overheid (denk aan de Arbo-wet) als provinciale (milieuwetten) en gemeentelijke overheden (brandweer).

Vergunningen zijn vaak sterk regiogebonden. Teveel variabelen om hier verder op details in te gaan. Sowieso is het gebruikelijk om de organisatie van het event aan de lokale overheid te melden. Meer weten over dit onderwerp? Neem vrijblijvend contact met ons op. We helpen u graag verder.

Bedrijfsevenement-organiseren-eigen-locatie
Technische tekeningen voor o.a. een vergunning aanvraag

5 tips: organiseren bedrijfsevenement op eigen locatie

  • Denk aan stroom en water. Het klinkt simpel, maar juist deze aspecten worden vaak over het hoofd gezien. Een duidelijk en goed stroomplan, waarin zaken als licht en geluid, stroompunten voor catering, techniek, attracties e.d. worden bepaald. Let hierbij
    vooral op de wattages.
  • Denk goed na over de indeling. Biedt uw terrein de mogelijkheid voor een tentaccommodatie of is het wenselijk een productiehal als accommodatie in te gaan zetten? Is een plenaire opening gewenst, of zijn meerdere zalen nodig voor het creëren van diverse sferen/belevenissen? Stem het meubilair/inrichting hierop af. Zorg daarnaast voor een juiste routing en voldoende nooduitgangen.

  • Houd rekening met drie tot vier dagen opbouw. Dag 1 en 2 staan in het teken van de hardware, zoals de tenten, zaalverdelingen in de hal, vloeren, etc. Let op: op deze dagen is al voldoende stroom nodig. Op dag 3 wordt het stroom- en waterplan tot uitvoer
    gebracht en een begin gemaakt met de inrichting. Dag 4 staat in het teken van de inrichting. Dit dient goed te worden afgestemd op de reguliere werkzaamheden van uw bedrijf.

    Voorbeeld opbouw bedrijfsevenement eigen terrein? Bekijk onderstaande video. De 1ste minuut van deze showcase is een time-lapse video van en 4-daagse opbouw van een bedrijfsjubileum georganiseerd op het eigen terrein.
Bedrijfsjubileum op eigen terrein
  • Zorg voor een tijdelijk logistiek plan voor transport, laden en lossen. Niet alleen voor leveranciers van het event, maar ook voor reguliere leveranciers zal de organisatie nog steeds bereikbaar moeten zijn. Hetzelfde geldt voor een parkeerplan, de parkeerplaats biedt namelijk in veel gevallen de benodigde ruimte voor het event op eigen terrein. Waar parkeren medewerkers hun auto voor/tijdens en na het event?

  • Vergeet zeker ook het veiligheidsaspect niet. Gelden er in de organisatie bepaalde veiligheidseisen, zoals een registratielijst, dragen van badges, specifieke routes of is er een geheimhoudingsplicht? Zorg er dan voor dat de volledige crew op de hoogte is, zodat ook zij zich aan deze regels kunnen houden. Verdiep op tijd in de evenementenvergunning.

    De voorwaarden van de evenementenvergunning zijn per gemeente verschillend, dus controleer op tijd welke eisen gesteld worden. Een meldingsplicht is soms voldoende, maar in sommige gevallen moet er een officiële goedkeuring vanuit de gemeente plaatsvinden. Een vergunning kan in sommige gevallen verplichten om alleen met organisaties samen te werken die aan de benodigde richtlijnen voldoen (bijvoorbeeld HACCP bij cateringbedrijven).

    Een bedrijfsevenement organiseren op uw eigen terrein is én blijft een bijzondere ervaring. Als u de mogelijkheden heeft, zeker meer dan het overwegen waard. Om niet voor onaangename verrassingen te komen staan, dient een goede inventarisatie te worden gemaakt wat de (on)mogelijkheden zijn van uw eigen locatie.

    Heeft u vragen, of twijfelt u over de mogelijkheden van uw eigen terrein? Wij komen graag bij u langs om de situatie te bekijken. Samen maken we een goede inventarisatie. Zo kunt u snel een weloverwogen beslissingen nemen. Wel zo prettig.

Extra tip: unieke beleving voor uw bedrijfsevenement

Het plaatsen van een dome is absoluut een unieke en bijzondere beleving voor uw event.

Meer ideeën en inspiratie opdoen? Bekijk en beleef ons inspiratie EventBook. In dit eventBook hebben we 100 pagina’s met 18 eventcases voor u gebundeld. U treft hierin ook meerdere voorbeelden aan van bedrijfsevenementen georganiseerd op eigen locatie. Daarnaast, leest u referenties, ervaringen, tips en aandachtspunten van opdrachtgevers die u zijn voorgegaan.

Inspiratie-event-organiseren online magazine
100 pagina’s ideeën & inspiratie: online magazine

Inspiratie EventBook met 18 inspirerende bedrijfsevenementen

Bureau voor evenementen – evenementenbureau 2.0

Er zijn veel factoren die bijdragen aan het succes van uw evenement. Wilt u écht het verschil maken met uw eerstvolgende bedrijfsfeest? Wij helpen u graag.

Bureau voor evenementen is een nononsense evenementenbureau die haar tijd vooruit is. Het goede van traditionele evenementenbureau’s is behouden. Enkele fundamentele zaken zijn veranderd. Wat vernieuwd kan worden, blijven we vernieuwen.

Doet u mee? Samen maken we het verschil én creëren we impact.

PS: vergeet uw inspiratie EventBook niet.

Inspiratie zakelijke evenement organiseren evenementenbureau Bureau voor evenementen
Inspiratie zakelijke evenement organiseren evenementenbureau Bureau voor evenementen
Aaron Jansen

Aaron Jansen

Event organisator & strategisch eventmarketeer
Zelf geloof ik heilig in de kracht van live. Onwijs goede (video) content & ‘Old-school’ print. Offline is dé nieuwe luxe. Een mix van deze middelen goed doordacht inzetten zorgt ervoor dat bedrijven zichzelf op de kaart zetten en flink hun stempel drukken. Kortom: impact realiseren. Genoeg over mij. Wat is uw verhaal?

Laat een reactie achter

Bureau voor evenementen

Nononsense evenementenbureau die haar tijd vooruit is. Het goede van traditionele evenementenbureau’s is behouden.

Enkele fundamentele zaken zijn veranderd. Wat vernieuwd kan worden, blijven we vernieuwen. Doet u mee?

Laatste nieuwe berichten

Volg bureau voor evenementen

Evenementenbureau 2.0 -
Aangenaam kennismaken

Meer ideeën en inspiratie opdoen?

Aan spammen doen wij niet. U ontvangt van ons maximaal 4x per jaar een update.

Scroll to Top

Hartelijk dank voor uw interesse

Samen maken we het verschil

Binnen enkele minuten ontvangt u het EventBook in uw mailbox. 

Inspiratie zakelijke evenementen organiseren -evenementenbureau

We hopen dat u veel ideeën en inspiratie opdoet.

Bent u klaar voor de volgende stap?
Dan zijn wij er om u te helpen. 

Gebruik onze online checklist

Vergeet

niet

uw

inspiratie

EventBook !!

Ja! Graag ontvang ik het gratis EventBook